退職メールは、職場を離れる際に上司や同僚、取引先へ正式に退職を伝えるためのビジネスメールです。退職の意思を明確にし、感謝の気持ちを伝える役割を持ちます。適切な形式で送ることで、円満退職の第一歩となり、今後の人間関係にも影響を与えます。

退職メールには以下のような目的があります。

• 退職を正式に報告する
• 退職日や引き継ぎの情報を伝える
• 感謝の意を示し、ポジティブな印象を残す
• 取引先には後任者を紹介し、業務のスムーズな引き継ぎを行う

退職メールは、送信のタイミングも重要です。一般的には、退職日の1週間前から最終出社日までに送るのが望ましいとされています。ただし、上司への退職の申し出は、口頭で事前に伝えるのがマナーとされています。

退職メールには、一般的に以下のような構成を含みます。

1. 件名
   明確な件名をつけることで、受信者がメールの内容を即座に理解できるようにします。
   例:「退職のご挨拶（氏名）」「退職のご報告と御礼（氏名）」
   
2. 宛先
   送信する相手によって適切な敬称を使います。上司には「◯◯部長」、同僚には「◯◯さん」と適宜調整します。
   
3. 挨拶と退職の報告
   メールの冒頭で簡単な挨拶を述べた後、退職する旨を簡潔に伝えます。
   
4. 感謝の言葉
   お世話になったことへの感謝の気持ちを忘れずに記載します。
   
5. 今後の引き継ぎに関する情報
   取引先へのメールには、後任の担当者情報を含めるのが一般的です。
   
6. 締めの挨拶
   最後に、今後の活躍を願う言葉などを添えます。
   

以下に、基本的な退職メールの例文を示します。

例文（社内向け）

件名: 退職のご挨拶（氏名）

本文: お世話になっております。
このたび、〇月〇日をもちまして退職することになりました。
在職中は、多くの方々に支えられ、大変充実した時間を過ごすことができました。
特に、〇〇プロジェクトでは貴重な経験をさせていただき、心から感謝しております。
今後とも変わらぬご厚誼を賜りますようお願い申し上げます。

敬具

氏名

例文（取引先向け）

件名: 退職のご報告と御礼（氏名）

本文: 〇〇株式会社
〇〇様

お世話になっております。
突然のご連絡となりますが、私〇〇は、〇月〇日をもちまして退職することとなりました。
在職中は格別のご支援を賜り、心より御礼申し上げます。
後任の担当者は〇〇（連絡先: ○○@××.com）となりますので、引き続きよろしくお願い申し上げます。
今後とも貴社のご発展をお祈り申し上げます。

敬具

氏名

退職メールの送り方とマナー

退職メールを送る際は、以下の点に注意しましょう。

• 送るタイミング
  
• 社内向けは最終出社日に送る
• 取引先向けは1週間前～最終出社日前日までに送る

 

• 宛先の設定
  
• 一斉送信は最小限にし、関係の深い相手には個別に送る

 

• 返信の対応
  
• 返信が来た場合、簡単でも良いのでお礼のメールを送るのがマナー

 

退職メールの書き方は、送る相手によって微妙に異なります。以下のように工夫すると、適切な印象を与えられます。

退職メールを送る際には、以下のような失敗に注意が必要です。

• 件名が不明瞭
  
• 「お世話になりました！」など、何のメールかわからない件名は避ける。

 

• 誤字・脱字がある
  
• 特に宛名のミスは失礼に当たるため、送信前に必ず確認する。

 

• ネガティブな内容を書く
  
• 会社の不満や愚痴を含めるのは厳禁。あくまで前向きな内容にする。

 

• BCCではなくTO/CCに入れてしまう
  
• 取引先への一斉送信は、他社のアドレスが見えないようにBCCを使用する。

 

退職メールの件名は、受信者が一目で内容を把握できるように簡潔かつ明確に設定することが重要です。特に業務で多くのメールを受け取る上司や取引先にとって、件名の適切な設定はスムーズな対応につながります。

適切な件名の例

• 退職のご挨拶（氏名）
• 退職のご報告（氏名）
• 退職のご挨拶とお礼（氏名）

避けるべき件名の例

• 「お世話になりました！」（内容が曖昧すぎる）
• 「重要なお知らせ！」（スパムメールと誤解される可能性がある）
• 「退職について」（何の退職か明確でない）

件名のポイント

• 送信者の名前を入れて、誰からの退職メールなのかを明確にする。
• シンプルで分かりやすい表現を用いる。
• 迷惑メールと認識されないように、不必要な感嘆符や曖昧な表現を避ける。

退職メールの本文は、退職を伝えるだけでなく、相手への感謝を表すことが大切です。以下の要素を含めることで、円満な印象を残すことができます。

本文に含めるべき要素

退職メールにおいて、退職理由を詳しく記載する必要はありません。一般的には、「一身上の都合で退職します」とシンプルに伝えるのが一般的です。

退職理由の例

• 基本的な表現：「この度、一身上の都合により退職させていただくこととなりました。」
• 前向きな表現：「新たな挑戦のため、退職を決意いたしました。」
• 個人的な理由をやや強調：「家庭の事情により、やむを得ず退職させていただくことになりました。」

退職理由を記載する場合は、ネガティブな表現は避け、できるだけ前向きな言い回しを選ぶことが望ましいです。

退職メールのトーンは、会社の文化や送る相手によって調整することが重要です。

フォーマルな例（一般的なビジネスメール向け）

拝啓

〇〇様

お世話になっております。この度、一身上の都合により〇月〇日をもちまして退職する運びとなりました。

これまでのご指導、ご支援に深く感謝申し上げます。今後とも変わらぬご厚誼を賜りますようお願い申し上げます。

敬具

カジュアルな例（社内の親しい同僚向け）

〇〇さん

突然ですが、〇月〇日をもって退職することになりました！これまで色々とお世話になりました。本当に感謝しています。

これからも仕事を頑張ってください！またどこかで会えるのを楽しみにしています。

ユーモアを交えた例（フレンドリーな職場向け）

皆様へ

長らくお世話になりましたが、この度、新たな冒険に旅立つことになりました！（といっても退職ですが…笑）

楽しい思い出をたくさんありがとうございました。皆さんとまたどこかでお会いできることを楽しみにしています！

ユーモアを取り入れる際は、相手によっては不快に思われる可能性があるため、慎重に判断しましょう。

社内向けの退職メールは、上司、同僚、部下といった相手ごとに適切な表現を選び、失礼のないように送ることが重要です。最終出社日に送るのが一般的ですが、会社の方針や自身の業務スケジュールに応じて適切なタイミングを見極める必要があります。

メールを送る際のポイント

• 上司宛: これまでの指導やサポートに感謝を伝える
• 同僚宛: 共に働いた時間への感謝や、今後の関係継続を示唆する
• 部下宛: これまでの協力への感謝を述べ、今後の活躍を願う

適切なメール例文（フォーマル）

件名: 退職のご挨拶（氏名）

本文:

お世話になっております。○○部の△△（氏名）です。

このたび、一身上の都合により○月○日をもって退職することとなりました。

在職中は、皆様の温かいご支援とご指導のおかげで、貴重な経験を積むことができました。心より感謝申し上げます。

残された期間も、業務の引継ぎに万全を期し、円滑な移行ができるよう努めます。

今後とも、変わらぬご活躍をお祈り申し上げます。

何卒よろしくお願い申し上げます。

△△（氏名）

注意点

• 退職理由は「一身上の都合」とするのが一般的であり、詳細を述べる必要はない
• 最後に「今後の活躍をお祈り申し上げます」などの前向きな言葉で締める
• 感情的にならず、簡潔で礼儀正しい表現を心掛ける

取引先に対する退職メールでは、単に退職の報告をするだけでなく、業務の引継ぎが円滑に行われるよう配慮することが求められます。取引先との関係性を維持し、後任担当者へのスムーズな移行をサポートする意識が重要です。

取引先向けメールのポイント

• 感謝の意を明確に伝える
• 業務の引継ぎについて明記
• 後任担当者の連絡先を添える（必要に応じて）
• メールのトーンを柔らかくしすぎない（ビジネスライクに）

適切なメール例文

件名: 退職のご挨拶（氏名）

本文:

平素より大変お世話になっております。

○○株式会社 △△（氏名）です。

突然のご連絡となりますが、私事ながら、このたび○月○日をもって退職することとなりました。

これまでのご支援に心より感謝申し上げます。

今後の業務につきましては、○○（後任者名）が引き継ぎますので、変わらぬご支援を賜りますようお願い申し上げます。

後任の連絡先は以下のとおりです。

○○（後任者名）

メール: 〇〇〇@company.jp

電話: 000-0000-0000

短い間ではございましたが、貴社とのお取引を通じて多くを学ばせていただきました。

今後とも、変わらぬご発展を心よりお祈り申し上げます。

何卒よろしくお願いいたします。

△△（氏名）

注意点

• 取引先への影響を考慮し、早めに通知するのが望ましい
• 退職理由については触れず、今後の業務について重点的に記載する
• 後任者の情報を含めるかどうかは会社の方針に従う

退職メールを送った後、返信が来ることもあります。返信があった場合、適切に対応することで良好な関係を保ち、円満退職につなげることができます。

返信を受け取った際の対応

• 迅速に返信する: できるだけ当日中に返信するのが理想
• 感謝の意を伝える: 「温かいお言葉をありがとうございます」などの一文を入れる
• 今後の関係を考慮した表現を用いる: 退職後も付き合いが続く可能性がある場合、連絡先を交換するのも一つの方法

返信不要の旨をあらかじめ記載する方法 「本メールはご返信不要ですので、ご安心ください」と一言添えることで、相手に負担をかけずに済みます。

返信が不要な場合のメール例

件名: 退職のご挨拶（氏名）

本文:

お忙しいところ、温かいお言葉をいただきありがとうございます。

○○様からの励ましのお言葉を胸に、今後も精進してまいります。

お礼を申し上げたく、ご返信いたしました。

引き続き、○○株式会社をよろしくお願いいたします。

何卒よろしくお願い申し上げます。

△△（氏名）

退職メールは、相手に誤解を与えず、簡潔で分かりやすい文面で作成することが重要です。特に社内の同僚や上司へ送る場合、余計な情報を加えず、基本的なポイントを押さえたシンプルな文面が適しています。以下に、汎用的に使える退職メールのテンプレートを紹介します。

件名例

• 退職のご挨拶（氏名）
• 【重要】退職のご報告（氏名）
• 退職のお知らせ（氏名）

本文例

お世話になっております。

〇〇（部署名）の△△（氏名）です。

私事で恐縮ですが、このたび〇月〇日をもちまして退職することとなりました。短い間ではございましたが、多くのことを学ばせていただき、心より感謝申し上げます。

今後の業務につきましては、〇〇（後任者名）へ引き継いでおりますので、ご不明点がございましたら、お問い合わせいただけますと幸いです。

皆様のさらなるご活躍をお祈り申し上げます。

敬具

△△（氏名）

ポイント

• 簡潔明瞭に書く（長々とした説明は不要）
• 退職の事実と日付を明記
• 業務の引継ぎについて簡潔に記載
• 感謝の意を表す

送信タイミング 退職メールは、最終出社日の2～3日前に送るのが適切です。送信が早すぎると、同僚や関係者に混乱を招く可能性があるため、業務の引継ぎが完了したタイミングで送るのが理想です。

退職の連絡を上司に送る場合は、ビジネスマナーを意識し、敬語を適切に使うことが大切です。特に、直属の上司には対面や電話で一度退職の意向を伝えた後、正式なメールを送るのがマナーとされています。

件名例

• 退職のご報告（氏名）
• 【ご報告】退職のご挨拶（氏名）
• 退職のご連絡と御礼（氏名）

本文例

〇〇部長

お世話になっております。

〇〇（部署名）の△△（氏名）です。

このたび、私事ではございますが、一身上の都合により、〇月〇日をもって退職することとなりました。

〇〇部長をはじめ、皆様には在職中に多くのご指導をいただき、誠にありがとうございました。未熟な私を温かく見守ってくださり、また、成長の機会を与えていただきましたことに心より感謝申し上げます。

後任の〇〇（後任者名）へ業務の引継ぎを進めておりますが、ご迷惑をおかけしないよう、最後まで誠意をもって対応させていただきます。

今後とも変わらぬご指導のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。

敬具

△△（氏名）

ポイント

• 「一身上の都合で退職」を基本とする（詳細な理由は不要）
• 敬語を適切に使用する
• 感謝の気持ちをしっかり伝える
• 引継ぎについて言及する

送信タイミング 退職の意向はメールの前に対面で伝えるのが原則です。メールは、正式な退職承認後、最終出社の1～2週間前を目安に送ると良いでしょう。

会社の文化や関係性によっては、ユーモアを交えた退職メールを送るのも効果的です。ただし、不快感を与えないよう注意が必要です。

件名例

• 【重要】〇〇を卒業します！
• ついに旅立ちの時が来ました
• 〇〇を巣立つことになりました

本文例

皆さま

お世話になっております。〇〇（部署名）の△△（氏名）です。

突然ですが、このたび〇月〇日をもちまして、〇〇社を退職することになりました。思い起こせば〇年前、新人として右も左も分からないまま〇〇部に配属され、皆様に助けられながら成長してきました。

〇〇部での経験は、まるで長編ドラマのようでした。上司の〇〇さんには、まるで〇〇のように優しく指導していただき、同僚の皆さんとはチームワークを発揮しながら数々のプロジェクトを乗り越えました。

今後は新たな挑戦の場へ旅立ちますが、皆様とのご縁は一生ものと信じております。〇〇会（飲み会）の誘いはいつでも歓迎ですので、ぜひお声がけください！

最後になりましたが、〇〇社のさらなる発展を心よりお祈り申し上げます。

△△（氏名）

ポイント

• ユーモアは適度に
• 会社の文化に合った表現を使う
• 読み手が笑顔になれるような内容にする
• 最後はしっかりと感謝を伝える

送信タイミング 最終出社日の前日～当日が最適です。

退職メールの送信タイミングは非常に重要です。適切なタイミングで送らなければ、業務に支障をきたしたり、関係者に迷惑をかける可能性があります。以下のような点に注意が必要です。

早すぎる送信のリスク

• 退職が確定する前に送ると、状況が変わった際に混乱を招く。
• 退職交渉がまとまっていない状態で送ると、社内で不必要な混乱を招く。
• 早すぎる告知は、周囲に余計な心配をかける可能性がある。

遅すぎる送信のリスク

• 引継ぎが間に合わず、業務に支障をきたす可能性がある。
• 取引先に対する配慮が欠け、不信感を抱かれることがある。
• 上司や同僚に対する礼儀を欠く行動と受け取られる。

適切なタイミング 退職メールを送る適切なタイミングは以下のように異なります。

退職の意思を示すのは、口頭で伝えることが原則ですが、メールを補完的に活用することで円滑に進められます。適切なタイミングで誠意を持って伝えることが大切です。

退職メールの件名は、受信者がひと目で内容を把握できるように明確にする必要があります。適切でない件名をつけると、重要な連絡が見落とされたり、不快感を与えたりすることがあります。

NGな件名の例

• 「お世話になりました」（退職とは限らず、内容が不明確）
• 「ご報告」（何の報告なのか不明）
• 「突然ですが」（急な印象を与え、不安を煽る）

適切な件名の例

件名は簡潔にし、必要に応じて氏名を加えることで、受信者が内容を理解しやすくなります。また、メールが迷惑フォルダに振り分けられないよう、不自然な記号の使用は避けましょう。

退職メールは、会社や取引先への最後の印象を決める重要なものです。言葉遣いや表現に気をつけ、適切な敬語を使用することが求められます。

NGな表現例

• 「辞めさせていただきます」（誤用。退職は自分の意思で行うものなので「退職いたします」が適切）
• 「会社には不満がありましたが、退職することになりました」（ネガティブな内容は避ける）
• 「本当にお世話になりました～！」（カジュアルすぎる表現は適さない）

適切な例文

件名：退職のご報告（氏名）

本文
○○部 部長 ○○様

お世話になっております。○○部の○○です。

このたび、一身上の都合により○月○日をもちまして退職することとなりました。

在職中は、○年間にわたり大変お世話になり、心より感謝申し上げます。

今後とも変わらぬご指導を賜りますよう、よろしくお願い申し上げます。

敬具

このように、フォーマルで簡潔な文章を心がけることで、誤解を避けつつ円満な退職の印象を残すことができます。

退職後のメール対応は、円満退職を果たしたかどうかに関わらず重要なポイントです。特に、業務の引き継ぎが完全に終わっていない場合や、取引先からの問い合わせが来る可能性がある場合には、適切な対応を心がける必要があります。

• 退職後に会社メールアドレスが使用できるかの確認
  退職後、会社のメールアドレスがすぐに無効になるかどうかは、企業ごとに異なります。退職する前に、総務や情報システム部門に確認し、メールの転送設定などを行っておくとスムーズです。
  
• 個人メールでの対応は必要か？
  会社のメールが使用できなくなる場合、個人のメールアドレスで対応するかどうかを決める必要があります。以下のようなケースでは、個人メールを活用するのが適切です。
  
• 業務上の引き継ぎが完全に終わっていない場合
• 退職後もフリーランスや顧問として関わる予定がある場合
• 取引先との関係を維持したい場合

 

• ただし、個人のメールアドレスを業務対応に使用することは、会社の情報管理規則に違反する可能性があるため、事前に上司や人事部門に確認しておきましょう。
  
• 自動返信設定の活用
  退職後、メールを受信した際の対応として、自動返信を設定しておくと便利です。以下のような文面が適しています。
  
  
  件名: 退職に伴うメール対応について
  
  送信者各位
  
  お世話になっております。
  私は[退職日]をもちまして[会社名]を退職いたしました。
  今後のご連絡につきましては、以下の後任担当者へお願いいたします。
  
  後任担当者: [氏名]
  連絡先: [メールアドレス] / [電話番号]
  
  これまでのご厚情に感謝申し上げます。
  
  [退職者氏名]
  
  

退職後も良好な関係を築くために、適切なタイミングでお礼メールを送ることが重要です。お礼メールは、社内の同僚や上司だけでなく、取引先にも送るとより丁寧な印象を与えます。

• お礼メールを送る適切なタイミング
  
• 退職日の翌日から1週間以内が理想
• 業務の引き継ぎがスムーズに完了したことを確認後
• 取引先の場合、退職報告を受けたことに対する返信があったタイミング

 

• お礼メールの文面例（社内向け）
  
  
  件名: 退職のご挨拶とお礼
  
  [部署名]の皆さまへ
  
  お世話になっております。
  このたび[退職日]をもちまして、[会社名]を退職いたしました。[在籍年数]年間、大変お世話になりましたこと、心より感謝申し上げます。
  
  在職中は至らない点も多々ありましたが、皆さまのご指導のおかげで成長することができました。今後とも、変わらぬご活躍をお祈り申し上げます。
  
  [退職者氏名]
  
  
• お礼メールの文面例（取引先向け）
  
  
  件名: 退職のご挨拶とお礼
  
  [会社名] [部署名] [担当者名]様
  
  お世話になっております。
  私は[退職日]をもちまして[会社名]を退職することとなりました。
  
  これまで[取引内容]において、大変お世話になりましたことを心より感謝申し上げます。今後は[後任者名]が担当いたしますので、引き続きご指導のほどお願い申し上げます。
  
  今後とも、変わらぬご愛顧を賜りますようお願い申し上げます。
  
  [退職者氏名]
  
  

転職先でのメールマナーを意識することで、新しい職場でも円滑なコミュニケーションを築くことができます。

• 新しい会社のルールを確認する
  
• 社内メールのフォーマットやテンプレートの有無
• 上司やクライアントへの適切な敬称
• 業務報告や連絡の頻度

 

• 初めてのメールで気を付けるべきポイント
  
• 簡潔でわかりやすい文章を心がける
• 誤字脱字を避けるために送信前に必ず確認
• 「お世話になっております」「何卒よろしくお願いいたします」など、適切な敬語表現を使う

 

退職メールは、円満退職を実現し、今後のキャリアにおいて良好な人間関係を維持するために欠かせない重要なステップです。

適切なメールを送ることで、上司や同僚、取引先に感謝の気持ちを伝え、プロフェッショナルな印象を残すことができます。一方で、タイミングを誤ったり、不適切な表現を使ったりすると、これまで築いてきた信頼関係を損ねる可能性があります。

今回の記事では、退職メールを送る際の適切なタイミングや、社内・社外向けに最適な文面を詳しく解説しました。また、退職メールの返信マナーや後任情報の記載に関する注意点についても取り上げています。

重要なのは、相手に誠意を持って伝えることです。簡潔でありながらも、感謝の意をしっかり伝えることで、退職後も良好な関係を維持することができます。

退職は新たなキャリアへの第一歩ですが、最後の印象が次の職場での評価にも影響を与えることを忘れてはいけません。正しい退職メールを送ることで、スムーズな転職や今後のビジネスチャンスを広げることにつながります。

Q. 退職メールに退職理由を詳しく書くべきですか？
A. 退職メールでは、基本的に「一身上の都合で退職します」とシンプルに伝えるのが一般的です。具体的な理由を詳しく書く必要はなく、むしろ詳細を書きすぎるとトラブルの原因になることもあります。ただし、転職やキャリアチェンジを理由にする場合、「新しい分野での挑戦のため」や「これまでの経験を活かし、より成長できる環境へ進むため」と前向きな表現を心がけると、相手に好印象を与えられます。

Q. 退職メールには後任者の連絡先を記載すべきですか？
A. 会社の方針によりますが、業務の引継ぎをスムーズにするために後任者の連絡先を記載するケースが一般的です。特に取引先に対しては、「今後のご連絡は〇〇（後任者名）までお願いいたします」と記載し、後任者の部署名やメールアドレスを添えておくと丁寧です。ただし、個人情報の取り扱いには注意が必要で、後任者に事前に確認を取ることをおすすめします。

Q. 退職メールを送った後、返信が来た場合はどう対応すればよいですか？
A. 退職メールに対する返信が来た場合は、できるだけ24時間以】にお礼のメールを送りましょう。「温かいお言葉をいただき、誠にありがとうございます。〇〇様のご活躍を心よりお祈りしております」といった簡潔な内容で問題ありません。また、大量の返信が予想される場合は、退職メールの本文内に「ご返信には及びませんが、これまでのご支援に心より感謝申し上げます」と記載することで、返信対応の負担を軽減できます。